với tư cách là người làm việc tự do, bạn đã giành được tiền được trả tiền cho công việc và dịch vụ chăm chỉ của mình nếu bạn không tạo ra một hóa đơn nào để gửi cho khách hàng của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn mới đến thế giới tự do, có thể khó tìm ra cách viết hóa đơn cho công việc tự do.
Tôi đã làm việc tự do trong khoảng hai năm nay, nhưng chỉ bắt đầu toàn thời gian vào mùa hè năm ngoái sau khi tốt nghiệp B.A. Trong thiết kế đồ họa và nghệ thuật truyền thông từ trường đại học.
Trong những năm qua, tôi đã thử gửi hóa đơn theo nhiều cách khác nhau; thông qua bộ xử lý thanh toán, hệ thống CRM và thậm chí thiết kế và tạo chúng trong InDesign.
Tôi đã đi một chặng đường dài khi xem xét tôi đã không biết cách gửi hóa đơn khi tôi mới bắt đầu.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để lập hóa đơn cho công việc tự do, cho dù bạn là người mới trong sự nghiệp này hay bạn đã ở trong thế giới này một thời gian, bạn sẽ ở đúng nơi.
Viết một hóa đơn không phải là khó khăn, và bạn càng gửi chúng, nó càng dễ dàng hơn.
Ở đây, hướng dẫn của tôi về cách viết hóa đơn cho công việc tự do.
Mục lục
Hóa đơn nên bao gồm những gì?
Cách viết hóa đơn cho công việc tự do
Cách gửi hóa đơn
Khi nào gửi hóa đơn
Cách khách hàng thanh toán hóa đơn cho công việc tự do
Sự kết luận
Hóa đơn nên bao gồm những gì?
Viết hóa đơn và tính phí cho các dịch vụ của bạn là rất quan trọng để giữ cho doanh nghiệp của bạn hoạt động, trả tiền thuê nhà và chi trả các chi phí hàng tháng khác của bạn.
Nếu bạn đang cố gắng tìm ra cách viết hóa đơn cho công việc tự do, hãy bắt đầu với những điều cơ bản được nêu dưới đây. Hóa đơn của bạn cần như sau, nhưng bạn luôn có thể thêm thông tin tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Thông tin liên lạc
Đầu tiên là thông tin liên hệ, bao gồm cả thông tin liên hệ của bạn và khách hàng của bạn.
Bạn sẽ muốn đảm bảo bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, email, số điện thoại và trang web của cả bạn và khách hàng của bạn nếu bạn có nó.
Ít nhất, hãy đảm bảo bạn bao gồm thông tin này cho doanh nghiệp của riêng bạn để khách hàng của bạn có thể liên hệ với bạn nếu có vấn đề.
Thông tin liên hệ phải ở đầu hóa đơn của bạn ở đâu đó. Nhiều hệ thống tạo hóa đơn sẽ tự động thực hiện việc này cho bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng về nó một khi bạn nhập thông tin.
Số hóa đơn
Nếu bạn liên tục sử dụng cùng một hệ thống hóa đơn chính xác, thì số hóa đơn sẽ tự động cập nhật cho bạn với mỗi hóa đơn mà bạn tạo.
Nếu bạn sử dụng một vài chương trình khác nhau, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn không có hai số lượng hóa đơn giống nhau trên các nền tảng để quay lại và tìm hóa đơn khi cần dễ dàng.
Ngày của hóa đơn
Một hóa đơn là hoàn thành mà không bao gồm ngày mà bạn đã gửi. Điều này cũng quan trọng đối với hồ sơ của riêng bạn cũng như đối với khách hàng của bạn.
Điều này chỉ đơn giản là có thể được thêm vào đầu hóa đơn ở đâu đó bên dưới thông tin liên hệ. Hãy chắc chắn rằng ngày bạn đặt là chính xác; Don lồng ngược nó.
Ngày đến hạn hóa đơn
Ngoài ngày bạn gửi hóa đơn, bạn cũng nên có ngày đến hạn hóa đơn. Đây là ngày mà khoản thanh toán từ khách hàng của bạn đến hạn.
Nhiều công cụ tạo hóa đơn sẽ tự động làm cho ngày đáo hạn giống như ngày bạn gửi hóa đơn, nhưng bạn có thể thay đổi điều này nếu cần.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để lập hóa đơn cho công việc tự do với các hợp đồng dài hơn, bạn thực sự có thể thiết lập nhiều ngày đến hạn với số tiền do một số người tạo hóa đơn, như Dubsado hoặc Honeybook.
Điều này cho phép khách hàng của bạn thiết lập các khoản thanh toán tự động và nhận thức được phần còn lại của các khoản thanh toán sắp tới trong vài tháng tới.
Danh sách các dịch vụ được thực hiện
Để khách hàng của bạn biết đúng chính xác những gì họ đang trả tiền, bạn cần đảm bảo rằng bạn bao gồm một danh sách được chia thành từng khoản của tất cả các dịch vụ bạn thực hiện cho họ. Hãy nghĩ về điều này như là một phần danh sách của biên lai mà bạn nhận được sau khi bạn kiểm tra một cửa hàng.
Chẳng hạn, nếu họ trả tiền cho bạn cho gói quản lý phương tiện truyền thông xã hội, hãy viết ra tên gói, liệt kê mô tả về các dịch vụ được thực hiện bên dưới và giá nó có giá.
Đây là một trong những chi tiết quan trọng nhất trên hóa đơn.
Số tiền cuối cùng đến hạn
Khách hàng của bạn sẽ không biết bao nhiêu là do nếu bạn không bao gồm một số cuối cùng! Hãy chắc chắn rằng con số này dễ thấy và bao gồm tất cả các dịch vụ bạn đã thực hiện.
Điểm tốt nhất để đặt số tiền cuối cùng do tất cả các dịch vụ là ở dưới cùng của hóa đơn in đậm. Bằng cách này, khách hàng của bạn có thể dễ dàng phát hiện ra số tiền họ đang trả trước khi nhìn qua phần còn lại của hóa đơn.
Phần thưởng: Logo (một bổ sung thú vị)
Nếu bạn muốn biết cách tạo hóa đơn cho công việc tự do theo cách thú vị và tùy chỉnh hơn, hãy đảm bảo thêm logo của bạn vào đầu gần doanh nghiệp của bạnthông tin. Có khá nhiều dịch vụ tạo hóa đơn khác nhau sẽ làm điều này cho bạn.
Bạn cũng có thể thay đổi thiết kế của hóa đơn để làm cho nó có màu sắc và phông chữ thương hiệu của bạn. Nhưng, don lồng đi quá mức; Bạn có thể xây dựng hóa đơn phù hợp nhưng vẫn không quá mất tập trung vào nội dung của hóa đơn. Bạn muốn điều này dễ tiêu hóa cho khách hàng của mình.
Các khả năng khác để bao gồm
Mặc dù hầu hết các dịch giả tự do thích bao gồm các điều khoản thanh toán trong hợp đồng của họ, bạn cũng có thể xem xét thêm điều này vào hóa đơn của mình. Điều này được yêu cầu theo bất kỳ cách nào nhưng có thể có giá trị để nhắc nhở khách hàng của bạn nếu có một khoản phí trễ dưới bất kỳ hình thức nào.
Bạn cũng có thể muốn thêm các phương thức thanh toán có sẵn. Cá nhân tôi phác thảo điều này trong hợp đồng của mình, nhưng một số người làm việc tự do thích thêm nó trực tiếp vào hóa đơn của họ. Nếu bạn sử dụng một người tạo hóa đơn như PayPal, thì điều này không cần thiết phải bao gồm.
Cách viết hóa đơn cho công việc tự do
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để lập hóa đơn như một người làm việc tự do, bạn có thể hy vọng có những công cụ ngoài kia sẽ làm điều đó cho bạn. Vâng, có!
Đây có thể là cực kỳ tiết kiệm thời gian và có thể làm cho việc gửi hóa đơn của bạn dễ dàng hơn rất nhiều cho khách hàng của bạn.
Dưới đây là một vài trong số các công cụ tốt nhất để gửi hóa đơn cho khách hàng của bạn. Hãy nhớ rằng hầu hết trong số này có ít nhất một phần thanh toán của bạn, thật không may.
Dubsado
Dubsado là một hóa đơn và CRM đề xuất thường được sử dụng bởi những người làm việc tự do cung cấp các dịch vụ sáng tạo, như xây dựng thương hiệu, thiết kế web và thiết kế đồ họa.
Công cụ này cho phép bạn thiết lập hóa đơn định kỳ cho khách hàng của mình để bạn không phải thiết lập một hóa đơn mới để gửi mỗi tháng nếu khách hàng của bạn có hợp đồng dài hơn.
Một trong những khía cạnh tuyệt vời của Dubsado là bạn có thể thêm tất cả các gói thông thường của mình trực tiếp vào đó.
Ví dụ, có thể bạn có một gói thiết kế trang web mà bạn cung cấp. Thêm nó vào một trong các gói của bạn và khi bạn tạo hóa đơn, bạn có thể chọn gói từ menu thả xuống và nó sẽ được tự động thêm và tính toán cho bạn.
Paypal
Mặc dù PayPal ít lạ mắt hơn, tôi sử dụng nó với rất nhiều khách hàng của mình vì mọi người đều biết cách sử dụng nó.
Các hóa đơn không có thể tùy chỉnh, nhưng họ hoàn thành công việc và bạn có thể thêm tất cả các yếu tố cần thiết được nêu trong phần đầu của bài viết này.
Honeybook
HoneyBook là công cụ lập hóa đơn tuyệt đối của tôi. Tất cả các khách hàng quản lý phương tiện truyền thông xã hội và thiết kế đồ họa của riêng tôi được lập hóa đơn bằng công cụ này.
Tôi có thể thiết lập các hóa đơn định kỳ như Dubsado, và cũng thêm vào tất cả các gói của tôi, giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Khách hàng có thể thanh toán thông qua chuyển khoản ngân hàng, tín dụng hoặc thẻ ghi nợ, do đó có nhiều tùy chọn thanh toán có sẵn. Khách hàng của bạn có lựa chọn của họ và thậm chí có thể thiết lập các khoản thanh toán của họ để tự động để họ không phải trả phí trễ của bạn.
QuickBooks
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để tạo hóa đơn cho công việc tự do và bạn đã sử dụng QuickBooks để đứng đầu tài chính của mình, thì bạn sẽ gặp may. Bạn thực sự có thể tạo hóa đơn để gửi cho khách hàng của mình thông qua nó, giống như với PayPal.
Điều rất tuyệt vời về việc lập hóa đơn thông qua QuickBooks là số tiền bạn kiếm được từ hóa đơn đã có trong phần mềm tài chính để tiết kiệm cho bạn một thời gian quý báu.
Cây cảnh
Bonsai là một phần mềm hóa đơn được xếp hạng hàng đầu trong số các dịch giả tự do vì sử dụng dễ dàng như thế nào. Giống như với các phần mềm lập hóa đơn khác trong danh sách này, bạn cũng có thể thiết lập hóa đơn định kỳ hoặc hóa đơn một lần, điều này có thể giúp bạn luôn vượt qua hóa đơn của mình.
Ngoài việc lập hóa đơn, cây cảnh có thể tạo và gửi hợp đồng cho bạn và theo dõi thời gian của bạn. Nó có nhiều tính năng khác đáng để xem xét nếu bạn đang cố gắng chọn một dịch vụ hóa đơn.
Làn sóng
Wave tương tự như QuickBooks ở chỗ nó gửi hóa đơn, nhưng cũng có thể giúp bạn quản lý tất cả các khía cạnh của tài chính. Bạn có thể xem chi phí của mình, thanh toán các nhà thầu phụ và thiết lập hóa đơn một lần và định kỳ cho khách hàng của bạn.
Không giống như một số phần mềm hóa đơn khác trong danh sách này, Wave cũng có khả năng tùy chỉnh hóa đơn của bạn cho bạn xuống màu hex chính xác mà bạn sử dụng trong thương hiệu của mình. Các tùy chọn tùy chỉnh là vô tận.
Mùa gặt
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là Harvest, đó là một phần mềm lập hóa đơn mà tôi khuyên bạn nên xem xét nếu bạn làm việc trên những người lưu giữ hàng giờ thay vì trong các gói.
Harvest chủ yếu được sử dụng để theo dõi thời gian và xuất bảng thời gian, nhưng bạn có thể gửi nó dưới dạng hóa đơn để khách hàng thanh toán cho bạn thông qua nền tảng sau khi bạn theo dõi thời gian của mình.
Tìm kiếm nhiều bài báo tự do hơn?
20 Công cụ quản lý thời gian tốt nhất cho người làm việc tự do
Làm thế nào để kiếm tiền như một freelaquản lý phương tiện truyền thông xã hội NCE
10 cách để kiếm tiền như một nhà thiết kế đồ họa
Cách kiếm tiền trên Upwork: Một đánh giá chuyên gia
10 công việc trực tuyến được trả lương cao
Cách tạo trang web tự do (hướng dẫn từng bước)
15 trang web tự do tốt nhất cho người mới bắt đầu
25 ứng dụng tốt nhất cho dịch giả tự do (miễn phí và trả phí)
15 công cụ tốt nhất cho các nhà quản lý phương tiện truyền thông xã hội
Làm thế nào để bắt đầu làm việc tự do mà không có kinh nghiệm
10 cách để loại bỏ những phiền nhiễu khi làm việc tại nhà
Cách gửi hóa đơn
Bây giờ bạn đã biết cách viết hóa đơn cho công việc tự do, đó là thời gian để tìm ra cách gửi hóa đơn.
Thật ra, nếu bạn sử dụng bất kỳ phần mềm hóa đơn nào được nêu trong phần trước của bài viết này, tất cả những gì bạn sẽ phải làm là gửi nó đến địa chỉ email của khách hàng của bạn. Sau đó, họ có thể mở email và thanh toán hóa đơn kịp thời.
Nếu bạn thay vì tạo ra các hóa đơn, mà tôi đã thực hiện trong quá khứ, thì có một vài điều cần lưu ý khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
Trước hết, hãy chắc chắn rằng hóa đơn là PDF.
Mọi thứ có thể sai nếu bạn gửi qua tệp trực tiếp mà bạn đã tạo trong Microsoft Word hoặc Adobe Indesign vì sau đó máy khách có cơ hội đi vào và thay đổi nó mà không biết. Với PDF, khách hàng có thể thay đổi tài liệu.
Tôi khuyên bạn nên gửi nó dưới dạng tệp đính kèm trong email và sau đó giữ một bản sao ở nơi khác để bạn có thể dễ dàng tìm thấy nó nếu bạn cần giới thiệu lại với nó.
Gửi một hóa đơn mà bạn tự tạo qua email cũng có nghĩa là bạn nên đảm bảo rằng bạn viết một dòng chủ đề thích hợp.
Cân nhắc bao gồm một cái gì đó như: Hóa đơn tên studio thiết kế sáng tạo của tôi do 1/1/21, để khách hàng của bạn biết chính xác nó là gì.
Bạn thậm chí có thể muốn viết những người khẩn cấp ở đầu dòng chủ đề, vì vậy khách hàng của bạn không cho phép nó ngồi trong hộp thư đến của họ trong một thời gian.
Một lựa chọn (trường học cũ) khác để gửi hóa đơn là gửi chúng qua thư. Tuy nhiên, nếu bạn muốn được trả tiền đúng hạn, tôi khuyên bạn nên gửi nó qua email nếu có thể.
Khi nào gửi hóa đơn
Bước tiếp theo trong việc học cách tạo hóa đơn cho công việc tự do là tìm ra khi nào gửi hóa đơn. Bạn luôn muốn nhanh chóng và cho khách hàng của bạn đủ thời gian để thanh toán trước khi hóa đơn đến hạn.
Đối với hầu hết các phần, bạn nên có ngày đáo hạn thanh toán đã được quyết định trong hợp đồng bằng văn bản của bạn để khách hàng của bạn biết rõ trước khi thanh toán nên được thực hiện. Từ đó, nó tùy thuộc vào bạn để quyết định khi nào nên gửi hóa đơn.
Bạn có thể quyết định gửi hóa đơn một tuần trước khi nó đến hạn, hoặc thậm chí hai tuần trước khi nó đến hạn; Nó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn cho khách hàng của mình đủ thời gian để thanh toán và không gửi trước đó trước khi họ quên nó đi.
Nó có thể là một khoa học để tìm ra thời gian hoàn hảo!
Một điều khác cần xem xét là kế hoạch thanh toán. Nếu bạn có các dịch vụ vé lớn như thiết kế trang web, có thể có giá khoảng 2.500 đô la trở lên, thì có một cơ hội mà khách hàng của bạn đã giành được có thể đủ khả năng để thanh toán trong một hóa đơn.
Vì vậy, bạn có thể phải thiết lập một vài hóa đơn 500 đô la trong suốt một vài tháng để khách hàng của bạn có thể mua dịch vụ của bạn.
Theo truyền thống, tôi muốn gửi hóa đơn trong khoảng một tuần rưỡi trước khi nó do hầu hết các dịch vụ của tôi, nhưng đó là vì các dịch vụ quản lý truyền thông xã hội và thiết kế đồ họa của tôi yêu cầu thanh toán đầy đủ trước khi bắt đầu công việc.
Các dịch vụ khác, như bài viết của tôi, được gửi sau khi dịch vụ hoàn tất, vì giá thường dựa trên số lượng từ và do đó có thể khác nhau.
Tuy nhiên, điều lớn nhất mà tôi đã học được từ việc lập hóa đơn là đảm bảo bạn giữ nó nhất quán. Đó là lý do tại sao sử dụng các dịch vụ như HoneyBook, thiết lập